Organiser un événement musical ou un concert est plus compliqué qu’il n’y paraît. Il ne s’agit pas seulement d’embaucher un musicien et de le mettre dans un coin pour jouer. Le succès d’un événement musical dépend uniquement de la façon dont vous l’avez planifié auparavant. Alors pour ne pas rater votre soirée voici quelques conseils:

De quel genre d’événement musical s’agit-il?

Tout d’abord, vous devez comprendre quel type d’événement musical vous souhaitez planifier. C’est la seule façon d’avoir une idée du genre de musique à jouer. S’agit-il d’une réunion d’entreprise, d’une réception, d’un mariage, d’un congrès ou d’un concert dans votre pub ? Il faut aussi penser au type de public qui sera présent.

Demandez au client quelle ambiance il imagine pour la soirée. Aux mariages, tout le monde ne veut pas de musique classique, tous les lieux ne se prêtent par à un concert de métal non plus.

Qui est mon public?

Bien connaître votre public vous permet de choisir la meilleure musique pour l’occasion. Après tout, la seule façon de découvrir et de satisfaire les goûts musicaux de votre client est de le demander ou de le découvrir.

Par exemple, si vous organisez une soirée en ville et que le but de l’événement est de remplir la salle, qui allez-vous appeler pour jouer? Définitivement le groupe le plus suivi et le plus célèbre de la ville. Écoutez attentivement les demandes de votre client, informez les gens de ses goûts, imaginez le type de situation et choisissez la bonne musique et les bons musiciens en conséquence.

Quelle musique jouer et quels musiciens contacter ?

C’est certainement la partie la plus compliquée. Trouver le groupe qui fera venir du monde à votre soirée. Et surtout, est-ce que le groupe que vous allez prendre est fiable ? Combien de fois avez-vous contacté une bande ou un DJ et vous avez succombé à son discourt rassurant avant de déchanter au moment de la soirée en se rendant compte qu’il n’était pas à la hauteur ? Pour avoir utilisé la plateforme récemment, je ne peux que conseiller Linkaband, une plateforme de mise en relation des organisateurs et des groupes de musique.  Les deux parties peuvent s’inscrire facilement et l’algorithme de la plateforme sera en mesure de vous proposer les meilleurs choix pour votre soirée. Si par exemple vous êtes restaurateur à Paris, voici par exemple quelques Groupe de musique Paris qui pourrait venir à votre soirée.

Si vous avez décidé de vous débrouiller par vous même et après avoir pris en compte les goûts du client et imaginé le type d’événement musical idéal, il ne vous reste plus qu’à trouver les bons musiciens pour l’occasion.

Il y a autant de types d’événements différents qu’il y a de genres musicaux différents. Chaque événement musical a sa propre histoire. Il se trouve que vous organisez un événement caritatif dans une ville et l’objectif est d’attirer le plus de gens possible. Vous serez alors à la recherche de groupes et de musiciens de renommée locale si le budget n’est pas assez important pour contacter quelqu’un de réputation nationale ou internationale. Tous les groupes ou musiciens ont généralement une page Facebook où vous pouvez écouter leur musique et vous faire une idée de leurs capacités réelles.

L’embauche de musiciens qui habitent loin du lieu de l’événement entraîne des coûts supplémentaires comme l’hébergement, le transport et d’autres dépenses accessoires.

Combien de personnes dois-je inviter ?

Supposons immédiatement un nombre réaliste de participants à l’événement, à moins que vous n’ayez déjà la liste officielle. Le choix du lieu dépendra également de cela (attention aux autorisations). En d’autres termes, ne pensez pas à un stade si vous attendez un public de 100 personnes! Ils se sentiraient gênés par ce vide autour d’eux. N’enfermez pas 600 personnes dans la salle de 50 mètres carrés d’un pub de la ville : vous ne voulez avoir la mort de personne sur la conscience, je suppose!

Où puis-je organiser mon événement musical?

Trouver le lieu parfait pour votre événement n’est pas une question de mathématiques pures. Une fois que vous avez établi le nombre de participants, ce que vous devez faire est de trouver le lieu qui, avec la musique, peut créer la magie et l’émotion de l’événement. Lors d’un événement musical, même l’œil veut sa part. Pensez aussi à l’importance des installations et des décors qu’un événement musical ne peut manquer.

Cependant, la beauté du lieu n’est pas le seul facteur à prendre en compte. Il est nécessaire de comprendre si la structure a des permis, de l’équipement et une bonne acoustique. Tout cela est nécessaire pour les spectacles musicaux. Par exemple : la pièce dispose-t-elle d’un système d’éclairage approprié? Existe-t-il un système de sonorisation? Avez-vous un ingénieur du son pour s’occuper des sons?

De plus, il y a l’étape de l’émission. Si vous organisez un concert symphonique, assurez-vous que l’orchestre entre en scène! Informez-vous toujours sur sa taille et sa capacité.

De quels permis ai-je besoin?

Le problème autorisé est toujours le plus ennuyeux, mais il faut le faire! Nous voulons tous les deux que la musique et l’événement soient en ordre, alors soyez patients et allez-y :

En France, un spectacle doit en principe être organisé par un entrepreneur titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles (Circulaire n° 2000/030 du 13 juillet 2000). Néanmoins une association dont ce n’est pas l’activité première, pourra aussi à l’occasion organiser ce genre d’événement (article L7122-19 du Code du travail). Pour le bruit il ne faudra pas dépasser les 105 décibels moyens et 120 en crête.

Comment choisir une date de concert?

Si votre événement était un concert, vous devrez aussi vous assurer de choisir la meilleure date. Pourquoi est-ce que c’est comme ça? Pour éviter que les vôtres ne se chevauchent avec d’autres concerts qui offrent une musique ou un spectacle similaire. Essayez donc de faire une recherche sur les événements musicaux programmés dans la ville où vous donnerez le concert et choisissez une soirée où soit il n’y a pas d’autres concerts, soit il y en a peu, soit, s’il y en a, qu’ils sont au moins d’une autre nature.

Comment promouvoir un événement musical?

Cela dépend toujours du type d’événement que vous organisez. Ceux qui ont le plus besoin de promotion sont évidemment les concerts. Pour vendre des billets pour un événement et en faire la promotion très efficacement, je recommande Eventbrite une plateforme numérique qui vous permet de faire tout cela très facilement et complètement en ligne.

Jouez autant de cartes que possible pour la promotion, surtout si vous avez invité l’un des groupes de rock à suivre, qu’il vous a coûté cher et que vous devez rentabiliser un maximum l’invesitessement. Si vous voulez rester uniquement du côté en ligne, vous devez également créer un événement sur Facebook et le promouvoir auprès du public social.

La meilleure chose à faire serait d’intégrer l’activité en ligne avec des pratiques anciennes, mais toujours utiles hors ligne : comme les flyers, annonces dans les journaux locaux et affiches.

J’ai oublié quelque chose, non?

Bien sûr que si! Même si vous avez tout organisé parfaitement et fait la promotion de votre événement en détail, n’oubliez pas de planifier également les et l’horaire du concert. Précisez exactement l’heure exacte de la sound-check, c’est-à-dire les répétitions générales que le groupe, le musicien ou le DJ doit effectuer avant le concert. Donnez aux musiciens toutes les informations dont ils ont besoin : comment se rendre à la salle de concert? À quelle heure est la balance? À quelle heure mangent-ils : avant ou après la représentation? À quelle heure se termine le spectacle? Combien doivent-ils jouer?

Dernier conseil : ne laissez rien au hasard. Laissez l’improvisation aux musiciens!